Wypadki chodzą po ludziach. Awarie spowodowane błędem ludzkim, dysfunkcją sprzętu komputerowego lub nieszczęśliwym zdarzeniem losowym takim jak włamanie czy pożar zdarzają się codziennie.
Efektem wielu awarii jest utrata danych. Większość osób zaczyna myśleć o problemie po fakcie – zazwyczaj wtedy, gdy cenne dla nich dane zostały utracone. Plikami które najczęściej tracimy są dokumenty, korespondencja, kontakty i rzecz najgorsza: bazy danych systemów zarządzania. Rzeczą oczywistą jest, iż należy regularnie wykonywać kopie zapasowe swoich danych. Kopia taka (backup) jest podstawowym mechanizmem ochrony danych niwelującym koszty ich odzyskiwania w przypadku awarii. Koniecznością jest dziś wykorzystywanie sprzętu i oprogramowania które ułatwia regularne tworzenie i przywracanie w razie potrzeby kopii bezpieczeństwa.
Wybór odpowiednich narzędzi i metod jest zależny od filozofii udostępniania zasobów w firmie. Generalnie rozróżnia się trzy sposoby podejścia do kwestii wykonywania kopii bezpieczeństwa:
Direct Attached Storage (DAS) – metoda ta polega na archiwizowaniu konkretnych danych nazewnętrzny nośnik (np. dysk USB lub pendrive) lub przesłaniu tych danych na nośnik poprzez sieć LAN lub WAN. Archiwizacja taka odbywa się na każdym stanowisku komputerowym niezależnie. Metoda ta sprawdza się przy małej ilości komputerów (<10), jednakże ma jedną główną wadę: w przypadku archiwizowania sporej ilości danych poprzez sieć LAN szybko może się okazać, iż przepustowość łącza w firmie jest niewystarczająca i mogą wystąpić problemy chociażby z przeglądaniem stron www. Ponadto brak możliwości centralnego zarządzania tą metodą archiwizacji i jej niska niezawodność przemawiają za innymi rozwiązaniami. Network Attached Storage (NAS) – ta metoda polega na wykorzystaniu dedykowanego do celów archiwizacji urządzenia (serwer kopii zapasowych, macierz dyskowa) podłączonego do sieci LAN. Urządzenie to (najczęściej wydzielony komputer) archiwizuje udostępnione przez użytkowników zasoby (dokumenty, bazy danych, etc.) i może być serwerem plików. W serwerze takim poleca się wykorzystanie macierzy dyskowej RAID5, co zwiększa bezpieczeństwo danych (w przypadku awarii jednego z dysków macierzy inny przejmuje jego rolę). Metoda ta charakteryzuje się znacznie większą skalowalnością niż metoda DAS (do wydzielonego komputera można dołączyć min. kilka dysków) oraz jest bardziej ekonomiczna ze względu na centralizację zasobów pamięci masowych udostępnianych wielu użytkownikom. Storage Area Network (SAN) – w tej metodzie system plików (wszystkie dane wymagające archiwizacji) znajduje się na serwerze wykonującym kopie zapasowe. Jest to najbardziej zaawansowane rozwiązanie - dzięki zastosowaniu protokołu Fibre Channel możliwe jest podłączenie praktycznie nieograniczonej liczby pamięci masowych oraz kompleksowe zarządzanie systemem plików w firmie. Metoda SAN ma jedną podstawową wadę: jest to najdroższy system zabezpieczania danych ze względu na konieczność zastosowania wydajnego serwera oraz pojemnych i szybkich macierzy dyskowych; jest ona jednak nieodzowna w momencie, gdy archiwizacji wymagają setki gigabajtów danych.
Przy doborze sprzętu i oprogramowania należy zastanowić się nad następującymi kwestiami:
Jakie dane chcemy zabezpieczać ? – Optymalny dobór danych pozwala ograniczyć wymaganą przestrzeń dyskową,
Jak często kopia ma być wykonywana ? Codziennie, tygodniowo a może miesięcznie ? – Częstotliwość ta zależna jest od prędkości przyrostu danych w firmie,
O jakiej porze kopia ma być wykonywana ? – Backup wykonywany w godzinach roboczych może utrudniać pracę użytkownikom, natomiast backup nocny, w przypadku sporej ilości danych, może nie zakończyć się przed rozpoczęciem następnego dnia roboczego,
Jakiego typu ma to być kopia ? – Normalna, kiedy dane zabezpieczane są w całości; przyrostowa, kiedy archiwizowane są tylko dane powstałe od czasu ostatniego backupu; a może inna ? Poprawny wybór rodzaju kopii ułatwia odzyskanie danych w razie potrzeby i pozwala zaoszczędzić przestrzeń dyskową,
Jak długo kopie zapasowe mają być przechowywane ? – Niektóre instytucje państwowe wymagają, aby przechowywać kopie przez 5 lat. Rozsądny wybór nośników pozwala zaoszczędzić pieniądze i miejsce w firmie,
Gdzie będzie znajdować się sprzęt wykonujący kopie zapasowe ? – Sprzęt komputerowy, a w szczególności serwery, wymagają odpowiednich czynników środowiskowych. Jeśli nie zapewni się dostatecznego odprowadzania wydzielanego ciepła, może dojść do awarii sprzętu. Serwery powinny znajdować się w wydzielonym pomieszczeniu, aby hałas który potrafią wygenerować nie był uciążliwy dla pracowników,
Czy potrzebny jest nam dostęp do kopii z dowolnego miejsca ? – W czasach globalizacji biznesu okazuje się, że potrzebujemy swobodnego dostępu do danych z dowolnego miejsca – często wiąże się to z stworzeniem wirtualnej sieci prywatnej (VPN).
To tylko niektóre pytania na jakie należy sobie odpowiedzieć przy planowaniu systemu kopii zapasowych. Wybór właściwych metod i narzędzi to kwestia indywidualna. Prawidłowo zabezpieczone dane niwelują do minimum koszty i czas jaki trzeba poświęcić na ich przywracanie po awarii sprzętu lub w wyniku błędu ludzkiego.